Kebijakan Privasi

Akaris mengembangkan dan mengoperasikan perangkat lunak untuk alur kerja perizinan lingkungan Indonesia (Akaris Workspace), jejaring profesional antar praktisi sektor lingkungan (Akaris Environmental Network), serta pemasaran, dokumentasi, dan kanal dukungan terkait. Pengguna kami meliputi konsultan lingkungan, pengembang dan sponsor proyek, staf pemerintah dan instansi, akademisi, LSM, serta penasihat hukum atau investasi.

Kebijakan ini berlaku untuk data pribadi yang diproses Akaris terkait Layanan. Tidak berlaku untuk situs pihak ketiga, sistem pemerintah, atau layanan yang kami tautkan atau rujuk (misalnya OSS-RBA, AMDALNET, portal KLHK atau DLH, penyedia identitas, atau praktik privasi pemroses pembayaran sendiri), yang diatur oleh kebijakan operator masing-masing.

“Data pribadi” berarti informasi yang berkaitan dengan orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi. Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan langsung, data yang dihasilkan saat Anda memakai Layanan, data yang organisasi atau pengguna lain berikan tentang Anda, data dari teknologi otomatis, dan data terbatas dari penyedia layanan. Kategori di bawah bersifat ilustratif dan dapat tumpang tindih.

Kami mengumpulkan data pribadi dari sumber berikut:

(a) Anda langsung: saat mendaftar, mengedit profil, mengunggah konten, mengirim pesan, mengirim formulir, mengonfigurasi pengaturan, atau menghubungi kami; (b) Organisasi Anda: saat administrator mengundang Anda, menetapkan peran, atau memasukkan data proyek yang mencakup detail kontak Anda atau pihak ketiga; (c) Pengguna lain: saat mereka menyebut Anda, mengirim permintaan perkenalan, atau memasukkan Anda dalam kolaborasi Workspace; (d) Teknologi otomatis: cookie, log, dan alat serupa saat Anda memakai Layanan; (e) Penyedia layanan dan subprosesor: misalnya hosting, autentikasi, pengiriman email, analitik, pemantauan kesalahan, penyimpanan file, dan inferensi AI; serta (f) Sumber publik atau profesional: hanya bila Anda memilih mempublikasikan informasi di Environmental Network atau menautkan situs web publik, atau bila kami mengindeks informasi yang Anda buat tersedia secara publik dalam direktori produk yang Anda kendalikan.

Kami memakai data pribadi untuk tujuan berikut, bergantung pada Layanan dan pilihan Anda:

(1) Menyediakan dan mengoperasikan Layanan: autentikasi pengguna, memelihara sesi, menampilkan fitur Workspace dan Network, menyimpan dan mengambil konten, memproses pencarian, mengirim pesan, menghasilkan ekspor, dan menjalankan alur GIS dan dokumen; (2) Mengadministrasi organisasi: mengelola undangan, peran, izin, batas tenancy, dan pengaturan organisasi; (3) Memungkinkan penemuan Environmental Network: mencocokkan anggota menurut domain praktik, mode kehadiran, geografi, dan filter yang Anda terapkan; (4) Mengoperasikan fitur AI: menghasilkan respons, merangkum dokumen, dan memberikan keluaran dukungan keputusan yang Anda minta; (5) Berkomunikasi dengan Anda: pengumuman layanan, peringatan keamanan, tanggapan dukungan, pemberitahuan penagihan, dan (dengan persetujuan atau sejauh diizinkan) pemasaran produk; (6) Mengamankan platform: mendeteksi penipuan, penyalahgunaan, spam, akses tidak sah, dan pelanggaran kebijakan; menyelidiki insiden; dan menegakkan Ketentuan kami; (7) Meningkatkan dan mengembangkan produk: debug kesalahan, menganalisis pola penggunaan agregat, menguji fitur, dan mengukur kinerja; (8) Mematuhi hukum: menanggapi permintaan sah, pencatatan, pajak dan akuntansi, serta kewajiban regulasi; dan (9) Transaksi korporat: uji tuntas dan transfer data dalam merger, akuisisi, atau penjualan aset tunduk pada Kebijakan ini atau pemberitahuan penerus.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak memakai konten pesan privat Environmental Network untuk melatih model pemasaran publik. Kami tidak menampilkan data proyek Workspace klien di halaman pemasaran publik.

Bergantung pada lokasi Anda, jenis data, dan aktivitas pemrosesan, kami mengandalkan satu atau lebih dasar hukum, termasuk: (a) pelaksanaan kontrak: pemrosesan yang diperlukan untuk menyediakan Layanan yang Anda atau organisasi Anda minta; (b) kepentingan yang sah: mengamankan dan meningkatkan platform, mencegah penyalahgunaan, dan berkomunikasi tentang perubahan layanan penting, dengan mempertimbangkan hak Anda; (c) persetujuan: bila diwajibkan, misalnya cookie non-esensial, email pemasaran tertentu, atau fitur AI opsional yang memerlukan persetujuan eksplisit; (d) kewajiban hukum: kepatuhan terhadap hukum, regulasi, perintah pengadilan, dan permintaan pemerintah yang berlaku; serta (e) kepentingan vital atau kepentingan publik: hanya dalam keadaan langka yang diizinkan hukum (misalnya ancaman keamanan serius).

Untuk pengguna di Indonesia, kami memproses data pribadi sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan pelaksananya, termasuk prinsip dasar hukum, pembatasan tujuan, minimalisasi data, akurasi, keamanan, transparansi, akuntabilitas, dan penghormatan hak subjek data sebagaimana dijelaskan di Bagian 12. Bila UU PDP mewajibkan dasar hukum khusus atau pemberitahuan tambahan untuk pemrosesan tertentu (misalnya transfer lintas batas atau data sensitif), kami menerapkan persyaratan tersebut sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan ini.

Bila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda dapat menarik persetujuan kapan saja tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelum penarikan. Bila kami mengandalkan kepentingan yang sah, Anda dapat keberatan terhadap pemrosesan tertentu sebagaimana dijelaskan di Bagian 12.

Workspace dan Environmental Network berbagi satu akun autentikasi Akaris tetapi memelihara domain data produk terpisah. Profil Network Anda tidak otomatis terlihat di Workspace, dan konten proyek Workspace tidak otomatis dipublikasikan ke Network.

Kami membagikan data pribadi hanya sebagaimana dijelaskan di Bagian ini. Kami tidak menjual data pribadi dan tidak membagikannya untuk iklan perilaku lintas konteks.

Akaris dan subprosesornya dapat memproses dan menyimpan data pribadi di Indonesia dan negara lain tempat kami atau vendor kami memelihara infrastruktur (misalnya pusat data Singapura, Amerika Serikat, atau Uni Eropa yang dipakai penyedia cloud). Data dapat melintasi jaringan global saat Anda memakai Layanan.

Bila transfer lintas batas tunduk pada UU PDP atau hukum lain yang berlaku, kami menerapkan pengamanan yang sesuai seperti klausul kontraktual standar, aturan korporat mengikat, keputusan adequasi bila diakui, perjanjian pemrosesan data dengan subprosesor, penilaian dampak transfer, dan langkah teknis (enkripsi dalam perjalanan, kontrol akses). Pelanggan organisasi dapat meminta informasi tambahan tentang mekanisme transfer untuk data Workspace.

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan dalam Kebijakan ini, tunduk pada persyaratan hukum, pajak, akuntansi, dan penyelesaian sengketa. Periode retensi bervariasi menurut kategori:

Data akun dan autentikasi: disimpan selama akun Anda aktif dan hingga sembilan puluh (90) hari setelah pemrosesan permintaan penghapusan untuk penyelidikan penipuan dan pembersihan cadangan, kecuali retensi lebih lama diwajibkan hukum; konten Workspace: disimpan selama organisasi Anda memelihara tenancy aktif dan hingga dihapus oleh pengguna atau organisasi yang berwenang; konten yang dihapus dapat bertahan di cadangan hingga tiga puluh (30) hari dalam siklus bergulir; data profil dan pesan Environmental Network: disimpan selama profil Network Anda ada dan hingga sembilan puluh (90) hari setelah penghapusan profil untuk penyelidikan penyalahgunaan dan pembersihan cadangan; log sesi AI: umumnya disimpan hingga sembilan puluh (90) hari untuk keamanan, debugging, dan tinjauan kualitas kecuali Anda atau organisasi mengonfigurasi retensi lebih pendek bila tersedia; log penggunaan dan keamanan: umumnya enam (6) hingga dua puluh empat (24) bulan tergantung jenis log; tiket dukungan: umumnya tiga (3) tahun setelah penutupan; rekaman penagihan dan faktur: umumnya tujuh (7) tahun atau sebagaimana diwajibkan hukum pajak; rekaman persetujuan pemasaran: disimpan hingga Anda berhenti berlangganan ditambah rekaman supresi untuk menghormati opt-out.

Ketika retensi berakhir, kami menghapus atau menganonimkan data pribadi secara irreversibel sehingga tidak lagi secara wajar dapat mengidentifikasi Anda, kecuali data anonim atau agregat disimpan untuk analitik atau hukum mewajibkan arsip rekaman tertentu.

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang dirancang melindungi data pribadi dari akses, kehilangan, penghancuran, atau perubahan tidak sah, proporsional dengan sensitivitas dan volume data yang kami proses. Langkah meliputi: enkripsi dalam perjalanan (TLS); enkripsi at rest untuk konten tersimpan bila didukung infrastruktur; kontrol akses berbasis peran dan akses administratif least-privilege; autentikasi aman (kata sandi di-hash, manajemen sesi, autentikasi multi-faktor opsional bila ditawarkan); segmentasi jaringan dan firewall; pencatatan dan pemantauan tindakan administratif; manajemen kerentanan dan patching; kewajiban kerahasiaan karyawan dan pelatihan keamanan; penilaian keamanan vendor untuk subprosesor; serta prosedur respons insiden.

Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya aman. Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial, memakai kata sandi kuat, mengaktifkan fitur keamanan yang tersedia, dan mengamankan perangkat serta jaringan yang Anda pakai untuk mengakses Layanan. Laporkan dugaan akses tidak sah segera melalui halaman Kontak kami.

Jika kami mengetahui pelanggaran data pribadi yang memicu kewajiban pemberitahuan menurut hukum yang berlaku (termasuk UU PDP bila relevan), kami akan memberitahu individu, organisasi, dan otoritas pengawas yang terdampak sebagaimana diwajibkan, menjelaskan sifat pelanggaran, konsekuensi yang mungkin, dan langkah yang diambil.

Tunduk pada hukum yang berlaku (termasuk UU PDP untuk subjek data Indonesia), Anda mungkin memiliki hak berikut terkait data pribadi yang kami proses tentang Anda:

(a) Akses: memperoleh konfirmasi pemrosesan dan salinan data pribadi; (b) Rectifikasi: memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap; (c) Penghapusan: meminta penghapusan bila pemrosesan tidak lagi diperlukan, persetujuan ditarik, atau penghapusan diwajibkan hukum; (d) Pembatasan: membatasi pemrosesan dalam keadaan tertentu; (e) Keberatan: keberatan terhadap pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah atau pemasaran langsung; (f) Portabilitas: menerima data yang Anda berikan dalam format terstruktur, umum dipakai, dan dapat dibaca mesin bila secara teknis memungkinkan; (g) Penarikan persetujuan: bila pemrosesan berbasis persetujuan; dan (h) Keluhan: mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas yang berwenang.

Kami memakai cookie (file teks kecil), local storage, session storage, dan teknologi serupa di situs pemasaran dan dalam Layanan.

Layanan ditujukan untuk orang dewasa profesional (biasanya usia delapan belas (18) tahun ke atas, atau usia dewasa di yurisdiksi Anda). Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak. Jika Anda yakin seorang anak telah memberikan data pribadi kepada kami, hubungi kami melalui halaman Kontak dengan detail dan kami akan mengambil langkah wajar untuk menyelidiki dan menghapus data tersebut bila diwajibkan.

Kami tidak meminta Anda memberikan data pribadi sensitif (misalnya nomor identitas nasional (NIK), data kesehatan atau biometrik, asal ras atau etnis, opini politik, keyakinan agama, keanggotaan serikat pekerja, atau geolokasi presisi di luar perkiraan kasar dari IP) sebagai syarat memakai Layanan.

Jika Anda atau organisasi Anda secara sukarela mengunggah data pribadi sensitif ke dokumen Workspace, prompt AI, pesan Network, atau tiket dukungan, Anda bertanggung jawab memastikan dasar hukum, pemberitahuan yang sesuai, dan minimalisasi data. Hindari memasukkan data sensitif yang tidak perlu ke fitur AI: keluaran hanya dukungan keputusan dan dapat diproses subprosesor sebagaimana dijelaskan di Bagian 16. Akaris akan menerapkan langkah keamanan tetapi tidak dapat menjamin bahwa konten sensitif yang dimasukkan pengguna cocok untuk sistem kami.

Fitur bantuan AI mengirim teks prompt dan konteks yang diotorisasi (misalnya bidang proyek terpilih atau cuplikan dokumen) ke penyedia model sebagai subprosesor untuk menghasilkan respons. Penyedia dibatasi kontraktual dari memakai konten Anda untuk melatih model umum publik kecuali Anda opt-in ke program umpan balik yang diungkapkan jelas saat penggunaan.

Keluaran AI dapat tidak akurat, tidak lengkap, atau usang: terutama untuk referensi regulasi. Keluaran hanya dukungan keputusan dan tidak menggantikan penilaian profesional atau keputusan resmi instansi. Lihat Disclaimer kami. Kami dapat mencatat prompt dan keluaran untuk pencegahan penyalahgunaan, tinjauan kualitas, dan debugging selama periode retensi di Bagian 10. Kami dapat memakai metrik penggunaan agregat dan de-identifikasi untuk meningkatkan keandalan dan keamanan fitur.

Administrator organisasi dapat membatasi fitur AI untuk tenancy mereka bila pengaturan produk mengizinkan. Jangan kirim data pribadi pihak ketiga ke fitur AI kecuali Anda memiliki wewenang dan dasar hukum untuk melakukannya.

Dengan persetujuan Anda atau sejauh diizinkan hukum, kami dapat mengirim pengumuman produk, pembaruan fitur, undangan acara, atau berita sektor ke alamat email Anda. Anda dapat opt-out kapan saja dengan mengklik berhenti berlangganan di email pemasaran, memperbarui preferensi di pengaturan akun bila tersedia, atau menghubungi kami melalui halaman Kontak.

Pesan transaksional dan layanan (peringatan keamanan, reset kata sandi, tanda terima penagihan, balasan dukungan, dan perubahan material Ketentuan atau Kebijakan) bukan pemasaran dan dapat dikirim selama Anda memelihara akun, meskipun Anda opt-out dari email promosi.

Jika Anda melamar pekerjaan di Akaris, mengirim aplikasi akses Network, meminta demo, atau memakai formulir Kontak atau pemasaran, kami memproses data pribadi yang Anda berikan (nama, email, telepon jika diberikan, organisasi, isi pesan, CV atau lampiran jika diminta) untuk mengevaluasi pertanyaan Anda, menanggapi, dan memelihara rekaman interaksi kami.

Data rekrutmen disimpan selama proses rekrutmen dan hingga dua puluh empat (24) bulan setelahnya kecuali Anda meminta penghapusan lebih awal atau kami mempekerjakan Anda (dalam hal itu kebijakan SDM berlaku). Data aplikasi Network disimpan menurut Bagian 10 hingga keputusan dibuat dan untuk keperluan audit setelahnya sebagaimana dijelaskan.

Layanan dapat berisi tautan ke situs web pihak ketiga (misalnya portal instansi, OSS-RBA, AMDALNET, asosiasi profesional, atau situs web anggota) atau memungkinkan Anda menghubungkan integrasi. Pihak ketiga tersebut mengumpulkan dan memproses data di bawah kebijakan privasi mereka sendiri. Akaris tidak bertanggung jawab atas praktik, ketersediaan, atau konten mereka.

Jika Anda mengaktifkan integrasi, data yang Anda otorisasi mengalir antara Akaris dan pihak ketiga dibagikan sesuai konfigurasi Anda dan ketentuan pihak ketiga. Tinjau ketentuan tersebut sebelum menghubungkan data Workspace produksi.

Jika Anda mengunggah atau memasukkan data pribadi tentang rekan, klien, anggota masyarakat, aparatur sipil, atau pihak ketiga lain ke Workspace, Network, atau kanal dukungan, Anda menyatakan bahwa Anda telah memberikan pemberitahuan yang sesuai dan memperoleh izin yang diperlukan, atau memiliki dasar hukum lain menurut hukum yang berlaku (termasuk UU PDP) untuk membagikan data tersebut kepada Akaris dan penerima yang dikonfigurasi dalam Layanan.

Subjek data yang informasinya Anda unggah dapat menghubungi kami atau organisasi Anda untuk menggunakan hak. Kami dapat merujuk mereka ke organisasi yang mengendalikan data Workspace atau meminta Anda memfasilitasi permintaan.

Kami tidak membuat keputusan hanya berdasarkan pemrosesan otomatis yang menghasilkan efek hukum terhadap Anda atau memengaruhi Anda secara signifikan serupa (misalnya persetujuan izin otomatis atau skoring kredit). Fitur AI memberikan saran dan ringkasan; pengguna manusia tetap bertanggung jawab atas keputusan dan pengajuan kepada otoritas.

Kami dapat memakai alat otomatis untuk keamanan (misalnya rate limiting, deteksi spam, atau penanda anomali) dan analitik produk. Ini tidak menentukan kelayakan Anda untuk pekerjaan, hak hukum, atau izin pemerintah.

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk mencerminkan perubahan Layanan, persyaratan hukum, atau praktik pemrosesan kami. Tanggal “Terakhir diperbarui” di atas akan berubah saat kami menerbitkan revisi. Perubahan material akan diposting di halaman ini dan, bila diwajibkan hukum atau kontrak, kami akan memberikan pemberitahuan tambahan (misalnya email atau banner dalam produk) atau meminta persetujuan sebelum perubahan berlaku.

Kami mendorong Anda meninjau Kebijakan ini secara berkala. Penggunaan Layanan yang berlanjut setelah pembaruan dianggap sebagai penerimaan Kebijakan yang direvisi bila diizinkan hukum.

Untuk pertanyaan privasi, permintaan hak, pertanyaan perlindungan data, atau melaporkan masalah keamanan: gunakan halaman Kontak di akaris.id (atau kanal yang tertera di sana). Sertakan nama, email terdaftar, organisasi (jika berlaku), dan deskripsi jelas permintaan Anda.

Jika Anda berada di Indonesia dan yakin kami belum menangani kekhawatiran Anda secara memadai, Anda dapat mengajukan keluhan kepada otoritas terkait di bawah UU PDP (misalnya Kementerian Komunikasi dan Digital atau lembaga pengawas penerus sebagaimana ditetapkan dalam peraturan pelaksana). Kami meminta Anda menghubungi kami terlebih dahulu agar kami dapat berupaya menyelesaikan kekhawatiran Anda secara langsung.

Untuk pertanyaan Ketentuan Penggunaan, lihat Ketentuan Penggunaan kami. Untuk batasan keluaran AI dan dukungan keputusan, lihat Disclaimer kami.